Hantering av personuppgifter

Skriven den 23 maj, 2018 av Stephan Rivera

HANTERING AV PERSONUPPGIFTER INOM TRANÅS VETERINÄRPRAKTIK AB

1. INLEDNING

Denna informationstext förklarar hur Tranås Veterinärpraktik AB hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som

  • Är kund hos oss och besöker oss med ditt sällskapsdjur, köper foder eller djurtillbehör, ber om kontakt för rådgivning, önskar receptförnyelser mm.
  • Besöker vår hemsida och väljer att kontakta oss genom kontaktformulär.
  • Får påminnelser om vaccinationer eller andra uppföljande besök.
  • På annat sätt kommunicerar med oss, t ex via mail och telefon.

Din integritet är viktig för oss. Vi är därför angelägna om att de personuppgifter som samlas in om dig lagras och hanteras på ett tryggt och säkert sätt, och i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Vi arbetar också med tystnadsplikt.

Vi uppmuntrar dig att läsa igenom informationen noggrant. Om du har några frågor om hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finns i slutet av denna informationstext.

 

2. VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig, t ex namn, bild, personnummer, försäkringsnummer , telefonnummer, adress, ditt djurs id- eller registreringsnummer.

 

3. VILKA PERSONUPPGIFTER HANTERAR VI OM DIG OCH VARFÖR?

I det här avsnittet förklarar vi hur dina personuppgifter används för att vi ska kunna ge dig relevanta tjänster och rådgivning.

3.1 När du besöker oss med ditt sällskapsdjur

  • Ditt namn och dina kontaktuppgifter
  • Ditt personnummer
  • Ditt djurs id-nummer (chipnummer eller tatueringsnummer) och registrerinsnummer

Vi hanterar dina personuppgifter för att

  • Kunna skapa en journal för ditt djur. I journalen kopplas ditt och ditt djurs identiteter ihop.
  • Kunna skapa försäkringsärenden i kontakt med det försäkringsbolag ni anlitar.
  • Meddela dig om provsvar
  • Skicka påminnelser om vaccinationer, provtagningar, besök mm.
  • Kunna utfärda e-recept till ditt personnummer.
  • Kunna utföra vårt myndighetsansvar enligt lagen om djurskydd.

Rättslig grund för hanteringen: För att vi ska kunna skapa en journal och en debitering, krävs dina personuppgifter. Så länge lagen kräver att dessa lagras, gör vi det. Därefter är det frivilligt för dig att vara registrerad hos oss. (avtal)

3.2 När du kommunicerar med oss

När du kommunicerar med oss via ex telefonmeddelanden och mail, hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss t ex:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Information om ditt djur, såsom id -nummer, försäkringsnummer mm
  • Personnummer

Vi hanterar dina personuppgifter för att

  • Besvara frågor och hantera ditt ärende, tex receptförfrågningar, rådgivning, tidsbokning.

Rättslig grund för hanteringen:Vi hanterar dina personuppgifter för vårt och ditt berättigade intresse att hantera ditt ärende (intresseavvägning).

3.7 När vi har en skyldighet enligt lag

Utöver vad som beskrivs i punkterna ovan hanterar vi i vissa fall dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag, t ex på grund av vår bokföringsskyldighet, journalföringsskyldighet, skyldigheter som följer av djurrättslig lagstiftning, eller vid begäran från myndighet.

Rättslig grund: När vi hanterar dina personuppgifter på grund av att vi är skyldiga enligt lag gör vi det med stöd i en rättslig skyldighet.

4. HUR LÄNGE VI SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Därefter raderas eller avidentifieras dina uppgifter på ett säkert sätt, så att de inte längre kan kopplas till dig.

Vi sparar dina personuppgifter i 5 år enligt journalföringslagen och i 7 år enligt bokföringslagen.

4.1 Hur länge sparar vi uppgifter om ert djur?

Uppgifter om djuret som finns i djurets journal sparas i 5 år efter senaste avslutat ärende. Detta enligt lagen om journalföringsplikt. Om du väljer att få dina personuppgifter raderade kommer djurets journal finns kvar hos oss men utan koppling till dina personuppgifter. Djurets journal kommer inte att kunna kopplas ihop med dig.

5. TILL VEM LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER?

  • Leverantörer inom Sverige och inom och utanför EU/EES, som tillhandahåller analystjänster för provtagningar som utför på ert djur, ex laboratorium för blodprovsanalys eller vävnadsanalys.
  • Leverantörer som tillhandahåller djursjukvård och som anlitas vid remittering av ert djur, ex djursjukhus eller veterinärkliniker med specialistkunskap.
  • Apotek vid receptförskrivning
  • Andra mottagare när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut

 

6. HUR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Din integritet är viktig för oss och därför sätter vi säkerheten i fokus. Utöver de bestämmelser som finns i dataskyddsförordningen arbetar vi sedan tidigare också med tystnadsplikt.

Tranås Veterinärpraktik använder systemet Sanimalis (Trofast veterinärt IT-stöd AB www.trofast.nu). Detta för journalföring, registrering av kund och debitering/fakturering. Här är du som kund/djurägare registrerad på ett sk. kundkort med ditt/dina djur. Systemet anpassas för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen samt etablerade riktlinjer för informationssäkerhet.

Alla datorer kräver inloggning och det journalsystem vi använder, kräver därefter personlig inloggning. Allt som görs på ett kundkort registreras i en logg med tid, datum och signatur och är på så vis fullt spårbart.

Vi har utöver detta nya rutiner och regler kring dataskydd, t ex använder vi tjänster för att genomsöka våra system efter personuppgifter så att vi ska kunna radera onödig information eller spara dem på relevant plats.

7. DINA RÄTTIGHETER

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Om du vill nyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i nästa avsnitt.

  • Tillgång till dina personuppgifter– du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas.
  • Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade
  • Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna
  • Rätt till dataportabilitet – du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Om du skulle anse att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss, se avsnittet kontaktuppgifter nedan. Du har även rätt att klaga till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.

8. KONTAKTUPPGIFTER

TRANÅS VETERINÄRPRAKTIK AB (org. nr. 556901-8400) är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina personuppgifter. Dess personal får enbart behandla personuppgifter enligt de instruktioner som getts av den personuppgiftsansvarige. Läs mer här: https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/

Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras, kontakta oss genom att skriva till

tvp@tranasvet.se  eller Tranås Veterinärpraktik AB, Box 123, 573 21 Tranås

9. UPPDATERINGAR AV INFORMATIONSTEXTEN

Denna informationstext uppdaterades senast den 23 maj 2018 och kan komma att ändras. Om vi gör ändringar i texten kommer vi att publicera en ny version på vår webbplats.

Tranås 20180523